Mit sehr viel Fleiss und Engagement haben wir es nun endlich geschafft. Wir haben die ISO-Zertifizierung 9001 und 14001 erfolgreich abgeschlossen. Dahinter steckt sehr viel Arbeit. In dem darauffolgenden Blogbeitrag teilen wir unsere Erfahrungen mit Ihnen und hoffen, dass es Sie bei Ihrer Entscheidung unterstützt.
Was ist ISO 9001 und 14001?
Im ISO 9001 geht es um Qualitätsmanagement. Was heisst das also konkret und was müssen Sie dafür tun, um diese Zertifizierung zu bekommen? Das Ausmass wie auch die Kosten der ISO-Zertifizierungen sind sehr stark abhängig von der Firmengrösse, Struktur und Branche, in der Sie tätig sind. Also eine sehr individuelle Geschichte. Im Grunde genommen geht es darum Ihre Abteilungen zu organisieren. Dabei werden Ihre Abläufe gemeinsam durchgepaukt, optimiert und schriftlich festgehalten. Um im Team gemeinsam arbeiten zu können, haben wir in SharePoint eine Umgebung aufgebaut und die drei Kernprozesse der ISO 9001 Norm abgebildet. Wir reden hier von Management-, Kern- und die Unterstützungsprozesse. Im Management werden Visionen, Unternehmensziele, Organigramme, Stellenbeschreibungen, Leitbild u.v.m. dokumentiert. Grundsteine für jedes Unternehmen um operativ tätig zu werden, Mitarbeiter zu führen oder um Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben. Der Kernprozess umschreibt alle Abläufe, die Sie für das operative Business brauchen. Bei uns als Systemintegrator (Dienstleister) umfasst das den Verkaufs-, Beschaffungs- und den Projektprozess. Ein Projekt ist bei uns die aktive Umsetzung beim Kunden. Die Unterstützungsprozesse sind, wie es der Name schon sagt, unterstützend zu den Kernprozessen. In jedem Arbeitsalltag wird ein Ablauf nie nur nach Schema F ablaufen. Fehler passieren und Hürden sind da um überwunden zu werden. Nach ISO-Prinzip werden genau solche Abweichungen oder Problemstellungen genutzt, um sich kontinuierlich zu verbessern und daran zu wachsen. Unter dem Unterstützungsprozess sind alle nötigen Formulare dafür. Ein Abweichungs- und Verbesserungsformular und die CAPA-Liste (Corrective And Preventive Action). ISO 14001 beinhaltet das Umweltmanagement, was für uns in der Dienstleistungsbranche auch einfacher zu bewältigen ist, als in einem Fabrikationsbetrieb. Unsere Umweltregeln sehen vor, dass wir Strom sparen, indem technische Geräte wie Licht, Klimaanlage, Geschirrspüler usw. nur eingeschaltet werden, wenn notwendig. Das Einhalten der Abfalltrennung und die Reduktion des Papierverbrauches soll Best möglichst eingehalten werden
Kosten- und Zeitfaktor
Die Kosten für die Zertifizierung sind sehr variabel. Wie oben bereits schon erwähnt, ist es sehr Unternehmensgrösse, Branche und diversen anderen Faktoren abhängig. Auch unter den Anbietern gibt es Preisdifferenzen. Dokumentationsvorlage, Besprechungstermine oder sonstige Arbeitsstunden des Auditors sind mit Kosten verbunden. Wir empfehlen Ihnen daher von diversen Anbietern sich ein Angebot einzuholen. Tipp: Wir haben unsere Anfrage in gryps.ch gestellt (https://www.gryps.ch/) Die Anbieter melden sich mit einem Angebot bei Ihnen zurück. So kommen sie schnell und einfach zu einem qualifizierten Anbieter. Was Sie für die Budgetierung auf keinen Fall unterschätzen sollten, und Ihnen vermutlich kein Auditor einkalkulieren kann, sind wie viele interne Ressourcen Sie dafür benötigen. Für den Inhalt und die textuelle Verfassung der Prozesse, Formulare und Berichte sind Sie verantwortlich. Damit Sie in etwa ein Gespür bekommen, wie viele interne Ressourcen Sie in etwa einplanen sollten, geben wir Ihnen dazu ein paar Eckdaten von uns. Über ungefähr ein Jahr verteilt, haben wir ca. 810 Arbeitsstunden investiert. Darin enthalten sind die Ausarbeitungen der Dokumentationen, Flussdiagramme, Meetings und die internen Schulungen aller Mitarbeiter. Wenn wir davon ausgehen, dass ein Jahr ca. 230 Arbeitstage enthaltet, ist eine einzige Person fast ein halbes Jahr vollumfänglich mit der Ausarbeitung der ISO 9001 und 14001 Zertifizierung beschäftigt.
3 Tipps zu einer erfolgreichen Umsetzung
Folgende Tipps zur erfolgreichen Umsetzung geben wir Ihnen mit auf den Weg:
- Rechnen Sie genug interne Ressourcen ein. Es kommt viel Arbeit auf Sie zu.
- Seien Sie offen und lassen Sie Veränderungen zu.
- Sehen Sie ISO nicht als «Ballast» sondern als Bereicherung für Ihre Zukunft.
Fazit: Rückblickend hat sich die Zertifizierung gelohnt und sind ein grosses Stück weitergekommen. Wir sind an uns selber gewachsen, haben intensiv an unseren internen Prozessen gearbeitet und uns verbessert. Damit ist jedoch nicht Schluss. ISO-konform zu leben, heisst, sich stetig zu verbessern und bei den darauffolgenden jährlichen Audits sich erneut unter Beweis zu stellen.
